Accueillir un stagiaire

Fiche téléchargeable en pdf ici

L’association peut accueillir un stagiaire, dès lors que le stage est intégré dans un cursus pédagogique scolaire ou universitaire. Prendre un stagiaire ne doit pas servir à pourvoir un emploi, mais à mettre le jeune en situation professionnelle. Des textes de loi précisent les formalités à accomplir lors de l’accueil de stagiaire.

 

  • Les formalités

 

La convention de stage

Une convention tripartite est nécessaire entre le stagiaire (ou son représentant s’il est mineur), l’établissement d’enseignement et la structure d’accueil.

 

Un tuteur doit être désigné, pour l’accueil et l’accompagnement du stagiaire, il ne peut être tuteur que pour 3 stages en cours d’exécution.

 

La convention doit être communiquée aux inspecteurs du travail sur leur demande.

 

Les limites

Texte de référence : (Décret n° 2015-1359 du 26 octobre 2015 relatif à l’encadrement du recours aux stagiaires par les organismes d’accueil )

 

  • Durée stage avec le même stagiaire

Le même stagiaire ne peut effectuer dans la même structure un ou plusieurs stages dont la durée excède 6 mois par année d’enseignement.

 

  • Le nombre de stagiaires accueillis est limité:

Le nombre de stagiaires durant une semaine civile ne peut dépasser 15 % de l’effectif (arrondi à l’entier supérieur) dans les structures d’au moins 20 salariés et 3 stagiaires si moins de 20 salariés.

 

La loi interdit d’avoir recours à un stagiaire pour faire face à un surcroit temporaire d’activité ou remplacer un salarié absent. Par ailleurs, l’accueil successif de stagiaires, sur un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent.

 

Dans le cas d’infraction, du non-respect des limites … une amende fixée par la DIRECCTE est d’au plus 2 000 € par stagiaire concerné par le manquement.

 

 

Le registre unique du personnel

La structure d’accueil doit inscrire les stagiaires sur son registre du personnel, dans une partie spécifique. Doivent y figurer les informations suivantes : dates de début et de fin de stage, le nom du tuteur, le lieu de présence du stagiaire.

 

L’attestation de fin de stage

La structure d’accueil doit remettre une attestation de stage à l’issue du stage, mentionnant la durée effective totale et le montant de la gratification le cas échéant.

 

 

  • La gratification

 

  • Stage de plus de 2 mois

La structure d’accueil doit verser une gratification pour tout stage d’une durée supérieure à 2 mois consécutifs ou non au cours d’une même année scolaire ou universitaire (soit > à 44 h sur la base de 7h/jour, > à 308h). Elle est due pour chaque heure effective du stagiaire dès le 1er jour. Elle est versée soit sur la base des heures réelles effectuées chaque mois, soit en lissant le montant total.

 

  • Montant de la gratification

Depuis le 1er septembre 2015, le taux horaire est de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, sauf dispositions plus favorables. Le taux horaire 2016 est 3.60 €/h.

La gratification versée qui ne dépasse pas ce taux horaire est exonérée de cotisations sociales. Au-delà, elle est soumise à des cotisations URSSAF.

NB : si la structure d’accueil verse une gratification lors d’un stage d’une durée inférieure aux 308 h, il n’y pas de cotisations sociales.

 

La gratification est exonérée d’impôt sur le revenu jusqu’au SMIC annuel.

 

Il peut être demandé au stagiaire de signer un reçu de la gratification, afin d’avoir une pièce comptable.

 

  • L’indemnisation des frais

 

  • Les frais professionnels

Si le salarié doit se déplacer en voiture pour les besoins professionnels, alors il peut être indemnisé des frais engagés, soit par une prise en charge sur la base du forfait kilométrique défini par l’administration fiscale (barème fiscal), soit sur la base d’un autre forfait instauré par l’association. Dans ce dernier cas,  si le barème  kilométrique de l’association est supérieur au barème fiscal, alors il faudra que l’employeur (en cas de contrôle Urssaf) soit en mesure de produire les justificatifs  de l’utilisation effective de ces indemnités (tickets essence …), car à défaut il doit soumettre ces indemnités à cotisations sociales. Au-delà des frais kilométriques, l’association peut aussi prendre en charge d’autres frais, tels le péage, le parking …, sans que ces frais ne soient soumis à cotisations, dès l’instant où il y a présence de justificatifs originaux.

 

  • Les titres de transport à rembourser

Depuis le 1er janvier 2009, l’employeur en province a l’obligation de prendre en charge 50% du montant des abonnements aux transports publics, pour le transport domicile-lieu de travail des salariés, tout comme cela existait déjà pour l’Ile-de-France(c. trav. Art. L. 3261-2).

 

La participation obligatoire de l’employeur concerne les titres de transport public de personnes ou de service de location de vélos, tels que les abonnements hebdomadaires, mensuels et annuels, dans la limite du trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail, et dans le temps le plus court. Les billets à l’unité sont exclus de la prise en charge.

 

  • Les chèques restaurant

Les stagiaires ont droit aux titres restaurant dans les mêmes conditions que les salariés. Ils peuvent donc bénéficier d’un titre restaurant par jour travaillé (Rappel : l’employeur prend en charge entre 50  et 60 % du montant des titres restaurant).

 

  • Les congés

 

Texte de référence (La loi du 10 juillet 2014, ‘article L124-13 du Code de l’éducation)

Le stagiaire bénéficie des autorisations d’absence et congés prévus pour les salaires en cas de grossesse, paternité et adoption. Pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois, la convention de stage doit prévoir pour le stagiaire la possibilité de congés et d’autorisation d’absence au cours de la période de formation. La rémunération durant les congés est facultative.

 



 


Sources : revue RF Paye n°254, Alertes & Conseils paie Lefebvre (déc 2015/mars 2016)               

                                                                                                                               Mise à jour :     mai 2016