Les frais de transport du salarié

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 Lorsque le salarié se déplace dans le cadre des missions qui lui sont confiées, l’association lui rembourse ses frais de déplacement. Par ailleurs, si le salarié utilise les transports en commun pour venir au travail, l’employeur doit prendre en charge 50 % de son abonnement. Une indemnité kilométrique vélo est également possible.

 

  • Les frais de déplacement

 

Les frais de déplacement en voiture

Si le salarié doit se déplacer en voiture pour les besoins professionnels, alors il peut être indemnisé des frais engagés, soit par une prise en charge sur la base du forfait kilométrique défini par l’administration fiscale https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A10443 , soit sur la base d’un autre forfait instauré par l’association. Dans ce dernier cas,  si le barème  kilométrique de l’association est supérieur au barème fiscal, alors il faudra que l’employeur (en cas de contrôle Urssaf) soit en mesure de produire les justificatifs  de l’utilisation effective de ces indemnités (tickets essence …), car à défaut il doit soumettre ces indemnités à cotisations sociales. Au-delà des frais kilométriques, l’association peut aussi prendre en charge d’autres frais, tels le péage, le parking …, sans que ces frais ne soient soumis à cotisations, dès l’instant où il y a présence de justificatifs originaux.

 

Les autres frais de transport (billet de train, d’avion …)

Pour ces autres frais, l’association peut rembourser le salarié sur la base des justificatifs qu’il remet à son employeur, sans  qu’il n’il n’y ait à soumettre ces frais à cotisations sociales.

 

La note de frais

Pour justifier dans la comptabilité de l’association du remboursement des frais du salarié, il est recommandé d’établir une note de frais, à laquelle seront agrafés les justificatifs. Cette note de frais peut être mensuelle ou ponctuelle en fonction de la survenance des déplacements du salarié.

 

Exemple de note de frais

Nom : MARTIN Prénom : Arnaud
Date Objet de la dépense Montant
12/05/16 Billet d’avion A/R Paris-Barcelone pour conférence … 98.00
23/06/16 36 km rdv  mission locale de Redon … 14.40
Total : 112.40

 

 

  • Les frais de transport domicile/lieu de travail

 

 Les titres de transport à rembourser 

Depuis le 1er janvier 2009, l’employeur en province a l’obligation de prendre en charge 50% du montant des abonnements aux transports publics, pour le transport domicile-lieu de travail des salariés, tout comme cela existait déjà pour l’Ile-de-France(c. trav. Art. L. 3261-2).

La participation obligatoire de l’employeur concerne les titres de transport public de personnes ou de service de location de vélos, tels que les abonnements hebdomadaires, mensuels et annuels, dans la limite du trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail, et dans le temps le plus court. Les billets à l’unité sont exclus de la pris en charge.

 

Les modalités de prise en charge

La remise du justificatif

Le salarié doit remettre à son employeur le justificatif de l’achat de son titre de transport. Ce justificatif doit comporter  l’identité ou le numéro de carte d’abonnement de l’utilisateur. Le remboursement devant être effectué rapidement, il est nécessaire que l’employeur demande à ce que lui soient remis les justificatifs dans un délai raisonnable pour l’établissement de la paie.

Le paiement des frais de transport

L’employeur a l’obligation de faire figurer la prise en charge de frais de transport sur le bulletin de paie du salarié (c. trav. Art. R. 3243-1). Son oubli est passible d’une amende.

Lorsqu’il s’agit d’abonnement annuel, l’employeur répartit mensuellement le remboursement. Si l’association s’en tient au paiement des 50 % du titre de transport, alors cette indemnisation n’est pas soumise à cotisations sociales. De même, cette indemnité reste exonérée d’impôt sur le revenu pour le salarié, si elle ne dépasse pas les 50 %p de prise en charge par l’employeur.

La prise en charge pour les temps partiels

L’indemnisation du salarié qui est à temps partiel est la même que pour un temps plein, s’il travaille au moins à mi-temps (50% de 35 h ou de la durée conventionnelle). Sinon, il faut pratiquer un prorata, selon le rapport « nombre d’heures travaillées/50% de la durée du travail à temps complet ».

Exemple : un salarié travaille 12h/semaine, son titre de transport est de 58 €, il percevra une indemnité de (50 % x 58) x 12/17.5h = 19.89 €

La prise en charge du salarié absent pour maladie

L’employeur doit indemniser le salarié de son titre de transport, dès lors qu’il l’a utilisé au moins une fois.

Exemple : le salarié travaille les 2 premiers jours du mois, puis est en arrêt maladie pour le reste du mois, l’employeur doit néanmoins lui rembourser les 50% de son titre de transport. Par contre, si le salarié a une prolongation de son arrêt maladie le mois suivant, il n’y a pas lieu de lui rembourser ce mois-là, même s’il a un abonnement annuel.

La prise en charge du salarié en congés

Tout comme pour l’absence maladie, l’employeur est tenu de prendre en charge le titre de transport, si le salarié l’a utilisé au moins une fois. Par contre, ce n’est pas le cas si le titre de transport ne couvre que la période des congés du salarié.

 

L’indemnité vélo

A compter de 2016, l’employeur peut (facultatif) mettre en place une indemnité kilométrique pour les salariés allant travailler en vélo. Cette indemnité est exonérée de cotisations, de csg/crds et impôt sur le revenu dans une double limite : 0.25€/km et 200€/an. Cette indemnité figure en bas sur le bulletin de salaire lorsqu’elle est exonérée.



 


Source : revue RF Paye n°222, n°239, Alertes & Conseils Paie F. Lefebvre Mars 2016                                                                                                                                                                                                                                    Mise à jour :   avril 2016