Comment gérer les congés payés

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Chaque année, tout salarié a droit à des jours de congés payés dont l’acquisition et le décompte répondent à des règles précises que l’employeur doit maîtriser.

 

  • L’acquisition des jours de congés payés

 Ouverture du droit

Le droit à congés payés (CP) est ouvert dès le 1er jour de travail des salariés. Que son contrat de travail soit à durée indéterminée, ou déterminée, et que le salarié travaille à temps plein ou à temps partiel, il acquière des congés payés.

 

 Période d’acquisition

La période de référence pendant laquelle le salarié acquiert des droits à congés payés, s’étend en principe du 1er juin au 31 mai de l’année suivante (c. art R. 3141-3). Mais elle peut être différente dans certains cas, notamment si un accord d’aménagement du temps de travail sur l’année est mis en place, mais aussi pour des postes particuliers. Exemple : dans la convention collective de l’Animation, les animateurs-techniciens et professeurs ont une période d’acquisition allant du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.

Il ne faut pas confondre la période d’acquisition avec la période de prise de congé, qui est décalée et démarre le 1er mai de l’année suivante (sauf cas particuliers).

En cas d’embauche, la première période de référence démarre le 1er jour de l’embauche. Lorsqu’il y a un départ, la date de rupture effective du contrat marque la fin de période de référence (préavis compris, sauf si c’est le salarié qui a renoncé à son préavis).

 

Combien de jours acquis ?

Certaines associations calculent en jours ouvrables (tous les jours sauf dimanche et jours fériés), d’autres en jours ouvrés (tous les jours d’ouverture de l’association dans un maximum de 5 jours par semaine)

Le salarié acquiert 2.5 jours  ouvrables (ou 2.08 jours ouvrés) par mois de travail effectif (ou période assimilée), soit au total 30 jours ouvrables par an (ou  25 jours ouvrés). NB : Des dispositions conventionnelles, ou un accord collectif peuvent venir augmenter ce nombre (en fonction de l’ancienneté, du nombre d’enfants …), mais une attention particulière doit être accordée s’il y a des différences en fonction de la catégorie professionnelle.

Les salariés à temps partiels, acquièrent le même nombre de jours que les temps pleins. Par contre, le décompte effectué lors de la prise des congés payés est particulier. Il ne faut surtout pas faire des calculs de prorata de jours de congés, ou de calcul en heures, sous prétexte que le salarié est à temps partiel.

Lorsque le nombre de jours de congé calculé n’est pas un nombre entier, il est arrondi au nombre entier immédiatement supérieur.

 

Les équivalences : Lorsque l’on calcule le nombre de jours acquis, il peut être plus avantageux, de

compter le temps de travail du salarié en semaines ou en jours, plutôt qu’en mois. 1 mois de travail effectif = 4 semaines de travail effectif = 20 jours de travail effectif (si l’horaire est réparti sur 5 jours).

Des exemples :

  • Un salarié est embauché en CDI à temps partiel (20h/semaine) à partir du 1er avril 2016. A fin mai 2016, il a acquis 2 X 2.08, soit 4.16 jours ouvrés pour la période du 1er juin 2015 au 31 mai 2016. Et à compter du 1er juin 2016, il acquiert des congés au rythme de 2.08 jours ouvrés par mois, sur la nouvelle période qui va du 1er juin 2016 au 31 mai 2017,.
  • Un salarié va travailler 30h/semaine, en CDD du 1er septembre 2016 au 23 décembre 2016, soit 16 semaines entières. Or en équivalence, 4 semaines = 1 mois, donc 16 semaines = 4 mois. Le salarié pourra donc prétendre à 4 X 2.08 = 8.32 jours ouvrés, même s’il ne travaille pas tout le mois de décembre.

 

Certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés. C’est le cas des congés pour formation, congés familiaux (maternité, paternité, naissance …), … Par ailleurs, certaines conventions collectives, assimilent les absences maladie à du temps de travail effectif, comme la convention de l’Animation. Ainsi, si le salarié à au moins 6 mois d’ancienneté, on décompte ses jours de maladie comme du temps de travail effectif (dans la limite de 90 jours d’indemnisation par l’employeur sur 12 mois).

 

  • La prise de congés

 Congé principal et jours de fractionnement

L’organisation des CP relève du pouvoir de l’employeur. Dans la pratique, il peut tenir compte des souhaits des salariés, mais en tout état de cause, l’ordre des départs fixé par l’employeur doit tenir compte des critères légaux et conventionnels.

 

A compter du 1er mai de chaque année N, le salarié (en CDI ou en CDD) doit prendre les congés payés acquis depuis le 1er juin de l’année précédente N-1.

Dans certains cas, il n’existe pas de décalage entre la période d’acquisition des congés et celle de la prise des congés, elles sont toutes les deux confondues. Il en est ainsi dans la convention de l’Animation pour les animateurs – techniciens qui acquièrent et prennent leur congés du 1er septembre N au 31 août N+1. De même lorsque des salariés sont au forfait jour, leurs congés peuvent être pris dès qu’ils sont acquis, donc dès l’embauche…

 

La période légale pour prendre le congé principal court  du 1er mai au 31 octobre.

La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder vingt-quatre jours ouvrables, sauf dérogations individuelles liées à des contraintes géographiques. La 5eme semaine doit être prise distinctement des 4 autres.

Le congé ne dépassant pas douze jours ouvrables doit être pris en continu.

Le congé principal peut être fractionné par l’employeur avec l’accord du salarié, mais doit avoir une durée au moins égale à 12 jours ouvrables, sans excéder 24 jours ouvrables.

Si le salarié part au moins 3 jours ouvrables en congés en dehors de la période légale, alors il a droit à :

  • 1 jour supplémentaire s’il prend 3 à 5 jours ouvrables ;
  • 2 jours supplémentaires s’il prend au moins 6 jours ouvrables.

Employeurs et salariés peuvent toutefois déroger à cette règle de fractionnement, soit après accord individuel du salarié, soit par convention ou accord d’entreprise ou d’établissement. L’employeur peut alors autoriser le fractionnement des congés en le subordonnant à une renonciation du congé supplémentaire.

Il n’y a pas de jour supplémentaire dû pour fractionnement de la 5e semaine.

Des exemples :

Un salarié a droit à 5 semaines de congés payés.

  • S’il prend 4 semaines en juillet et une en janvier : il n’a droit à aucun jour supplémentaire
  • S’il prend 16 jours en juillet, 9 jours en décembre et 5 en avril : il a droit à un seul ouvrable, car sur ces 14 jours il y a 6 jours qui concernent la 5e semaine, et sont donc exclus du doit au jour de fractionnement.
  • S’il prend 3 semaines en août et 2 semaines en février : il a droit à 2 jours ouvrables

 

Congés pris par avance

Le salarié en CDI ou CDD peut demander à prendre par anticipation les congés acquis, avant le début de la période de prise de congé. L’employeur peut lui refuser, s’il accepte il doit donner son accord par écrit. Exemple : il a acquis 6 jours depuis 1er juin 2016, il demande à les prendre début septembre 2016, or il ne devrait les prendre qu’à partir de juin 2017 …

De même un salarié peut demander à prendre les congés qu’il n’a pas encore acquis, l’employeur est libre de refuser, et il ne doit pas être à l’origine de cette demande. L’employeur doit rester vigilant sur le risque de voir ce salarié quitter l’association de façon imprévue sans avoir le temps d’acquérir ces congés.

L’organisation des départs 

L’ordre et les dates de départs  fixés par l’employeur ne peuvent être modifiés dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ, sauf circonstances exceptionnelles. Le respect des dates s’imposent à l’employeur comme au salarié. Lorsqu’il y a plusieurs salariés dans une association, il peut être intéressant d’établir un planigramme d’absence, permettant de visualiser les absences respectives de chaque salarié, et d’anticiper les changements de dates de congés, si une présence minimale est nécessaire … Vous retrouverez sur internet des exemples de « planigrammes d’absence ».

 

  • Le décompte des jours de congés

 Comment décompter les jours de congés pris ?

Décompte en jours ouvrables

En principe le décompte se fait en jours ouvrables, c’est ce calcul qui est retenu par le code du travail. Si l’acquisition des CP a été faite en jours ouvrables, il faut aussi décompter les jours pris en jours ouvrables.

Quelle que soit la répartition de l’horaire hebdomadaire de travail, l’employeur décompte 6 jours ouvrables de congé par semaine ; Il prend en considération les jours normalement travaillés et le second jour de repos hebdomadaire (samedi ou lundi).

Les congés courent du 1er jour qui aurait été travaillé jusqu’au dernier jour ouvrable de la période de congés, même s’il s’agit d’une journée non travaillée. Par soucis d’équité, il faut veiller à ce que pour les salariés qui bénéficient de 5 semaines de CP, il n’y ait que 5 samedi de décompté une fois posé l’ensemble de leur 30 jours ouvrables.

Des exemples :

  • Un salarié travaille à temps plein dans une association du lundi au vendredi. Il part en congés le soir du vendredi 1er juillet 2016 et revient le matin du 12 août. Il faut commencer à lui décompter des CP à partir du lundi 4 août jusqu’au lundi 11 août compris, soit 7 jours ouvrables (4-5-6-7-8-9-11 août).
  • Un salarié à temps partiel travaille 20 h/semaine. Il ne travaille jamais le mercredi. Il part en congé le soir du mardi 19 juillet 2016 et revient au travail le jeudi matin 28 juillet. Il faut lui décompter les CP à partir du jeudi 21 juillet, et jusqu’au mercredi 27 juillet inclus, soit 6 jours (21-22-23-25-26 27 juillet).

Décompte en jours ouvrés

Rien n’interdit de décompter les CP en jours ouvrés, même si le code du travail ne le prévoit pas. Ce décompte est bien souvent plus facile à appréhender pour les salariés. Mais il  faut veiller à ce que ce mode de calcul soit équitable par rapport à la méthode en jours ouvrables. Ainsi, pour les salariés à temps partiel, lorsqu’ils ne travaillent pas le mercredi, il faut qu’une fois posés tous leur congés de l’année (25 jours ouvrés), il y ait bien eu 5 mercredi de décomptés.

Des exemples :

  • Un salarié à temps plein part en congé le 30 juin 2016 au soir et revient le matin du mardi 12 juillet, il faut décompter 7 jours ouvrés (1-4-5-6-7-8-11 juillet) ;
  • Un salarié à temps partiel travaille uniquement les matins du lundi au vendredi, il part en congé le vendredi 29 juillet 2016 à midi et revient le matin du 10 août, il faut lui décompter 6 jours ouvrés (2-3-4-5-8-9 août)
  • Un salarié à temps partiel ne travaille pas le lundi, il part en congé le vendredi soir 31 juillet 2016 et revient le mercredi matin 10 août, il faut décompter les congés à partir du mardi 2 août jusqu’à son retour, soit 6 jours (5-6-7-8-11-12 août)

 

L’Incidence des jours fériés

Les 11 fêtes légales considérées comme des jours fériés sont les suivantes :
•   le 1er janvier,
•    le lundi de Pâques,
•    le 1er mai,
•    le 8 mai,
•    le jeudi de l’Ascension,
•    le lundi de Pentecôte,
•    le 14 juillet,
•    l’Assomption (le 15 août),
•    la Toussaint (le 1er novembre),
•    le 11 novembre,
•    le jour de Noël (le 25 décembre).

 Un jour férié coïncidant avec le jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) n’a aucune incidence sur le décompte de congés.

Un jour férié chômé inclus dans la période de congés a pour effet soit de prolonger d’une journée le congé, ou autre solution, de décompter une journée de congé en moins. Si ce jour férié tombe le 2nd jour de repos hebdomadaire (exemple : le samedi), le décompte en jours ouvrés est moins favorable que le décompte en jours ouvrables qui permet le gain du jour férié. Dans ce cas, si le salarié ne bénéficie pas d’un nombre de jours de congés supérieurs au régime légal (25 jours ouvrés/an), il faut leur accorder  une journée supplémentaire (ou en décompter une de moins).

Un jour férié travaillé dans l’association doit être décomptée en jour de congé

 

L’Incidence des jours de pont

En l’absence de dispositions conventionnelles plus favorables (ou accord collectif …) le jour de pont qui serait positionné à l’intérieur d’une période de congés, devra être considéré comme un jour ouvrable pour les salariés en congés (Cass.soc 3 décembre 1980). Ce jour de pont devra être décompté au titre des congés payés. Exemple : Si un salarié est en congé la semaine qui contient le jeudi de l’ascension et que l’employeur accorde le vendredi, alors on décompte tous les jours ouvrables de la semaine, sauf le jeudi.

 



Source : Memento Lefebvre social 2014, revue RF Social n°122                                                                                                                                                                                     Mise à jour :   avril 2016