Les formalités d’embauche

Fiche téléchargeable en pdf  ici
 

Être employeur entraine un grand nombre d’obligations pour l’association quelles que soient la nature et la durée du contrat. L’association doit accomplir plusieurs formalités notamment vis-à-vis de l’administration et du salarié, ainsi que détenir des registres… La liste ci-dessous indique l’essentiel des formalités, mais des règles spécifiques s’y ajoutent notamment pour l’embauche d’un salarié mineur, handicapé, étranger, retraité, fonctionnaire …

Pour les toutes petites associations des dispositifs et des aides spécifiques existent.


  • Devenir employeur

 Demander son immatriculation auprès du centre de formalités des entreprises

La demande d’immatriculation n’est à accomplir que si l’association embauche son premier salarié et ne dispose pas encore d’un numéro siret (correspondant au lieu de travail du futur salarié). Cette formalité s’effectue sur le site URSSAF : https://www.cfe.urssaf.fr/. NB : L’association qui ne possède qu’un SIRET pour son établissement « siège », et prévoit de faire travailler son futur salarié à une autre adresse doit effectuer la démarche, afin de déclarer ce nouvel établissement.

S’immatriculer auprès d’une institution de retraite complémentaire ARRCO/AGIRC

Afin que le salarié embauché bénéficie de point de retraite complémentaire, des cotisations doivent être versées à une institution de retraite. Cette adhésion est à réaliser dans les 3 mois qui suivent la constitution de l’association, même si l’association n’emploie pas tout de suite de salarié. Si la formalité d’adhésion n’a pas été établie dans les 3 mois, l’association a reçu un courrier émanant de la caisse d’un des deux groupes chargés des adhésions tardives. Il faut prendre contact avec cette caisse. Lorsque l’adhésion a bien été effectuée dans le délai de 3mois, il faut simplement prévenir la caisse de retraite lors de l’embauche.

(Adhésion à l’ARRCO et l’AGIRC http://www.agirc-arrco.fr/entreprises/embaucher-un-salarie/ ).

Vérifier si une convention collective est applicable à l’association.

Les règles applicables en droit du travail en général, et au contrat de travail en particulier sont exposées dans le code du travail et dans la convention collective dont relève éventuellement l’association. Celle-ci définit les conditions d’emploi et de travail des salariés (rémunération, durée du travail…) et leurs garanties sociales (maladie, maternité, accident du travail, prévoyance, retraite…).Il revient à l’employeur de vérifier si l’activité de son association rentre dans le champ  d’application d’une convention collective. La convention collective applicable est celle dont relève l’activité principale exercée par l’employeur (Article L2261-2 du code du travail). Le plus souvent, les activités couvertes par la convention collective sont désignées par les codes NAF correspondants, mais ce code n’est qu’un indice, l’activité exercée reste le vrai critère d’application de la convention collective.

Les conventions collectives sont consultables sur : http://www.legifrance.gouv.fr/

En cas de doute sur l’obligation d’appliquer une convention collective, vous pouvez interroger la DIRECCTE de Bretagne au 02.99.12.58.58.

NB : si l’association ne relève d’aucune convention collective, elle peut aussi faire le choix d’en appliquer une en totalité ou partiellement, par décision unilatérale de l’employeur ou par usage.

Lorsqu’une convention collective est appliquée, l’employeur doit veiller à sa bonne application et mesurer les conséquences budgétaires : salaires minima applicables, contrat de prévoyance obligatoire, gestion des congés, taux de cotisation supérieurs aux taux minima légaux …

Adhérer à une caisse de prévoyance

L’affiliation à une caisse de prévoyance n’est obligatoire que si un salarié est cadre, ou bien si un accord collectif l’impose (convention collective, accord d’entreprise, accord au niveau de la branche professionnelle …). L’association qui n’a pas d’obligation, peut aussi décider de mettre un contrat prévoyance en place. Les cotisations comprennent une part patronale et une part salariale obligatoire. Les garanties prévoyances complètent les prestations servies par la Sécurité Sociale, notamment pour les risques majeurs comme le décès ou l’invalidité afin d’assurer un revenu suffisant au salarié et sa famille. L’association choisit son organisme de prévoyance, sauf s’il est désigné dans la convention collective (ex : pour la convention de l’Animation, les organismes sont Chorum et Harmonies Mutuelles).

Attention : l’association qui n’aurait pas souscrit un contrat de prévoyance correspondant à l’obligation conventionnelle, prend le risque de devoir indemniser le salarié ou sa famille en cas d’incapacité, d’invalidité, décès … les conséquences peuvent donc être lourdes financièrement.

 Adhérer à un organisme de mutuelle santé

La mise en place d’un contrat mutuelle santé n’est pas obligatoire, mais le deviendra à compter du 1er janvier 2016. La loi du 14 juin 2013 de sécurisation de l’emploi, généralise la couverture complémentaire santé à tous les salariés à compter du 1er janvier 2016
dans l’objectif de permettre à tous les salariés d’accéder à une couverture maladie complémentaire. Un contrat minimum devra alors être obligatoirement mis en place.

La souscription d’un contrat mutuelle santé permet de compléter ou couvrir les dépenses de santé restant à la charge du salarié après remboursement par la Sécurité Sociale. L’association qui décide de mettre en place un contrat doit prendre contact avec un organisme : une mutuelle, une compagnie d’assurance, une institution de prévoyance.

 Adhérer à un OPCA (organisme paritaire collecteur agréé) pour le versement de la cotisation à la formation continue.

Tout employeur, doit participer au financement des actions de formation continue de son personnel et des demandeurs d’emploi, en payant une taxe annuelle, dont le montant dépend du nombre de salariés (NB : certains contrat aidés sont exclus de cette obligation). L’association doit choisir un OPCA (UNIFORMATION, AFDAS…) en fonction de son activité (liste des OPCA http://www.le-compte-personnel-formation.com/les-opca-et-la-formation-professionnelle-continue/) et demander son adhésion afin d’effectuer le paiement dans les délais. Certaines conventions collectives désignent l’OPCA auquel il faut adhérer.

Retrouvez les conditions de calculs de la taxe et de sa déclaration : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F22570
Adhérer à un service de santé au travail

L’employeur doit obligatoirement adhérer à un service de santé au travail. Pour les associations rennaises, c’est l’AST 35 (Association Santé au travail). Vous pouvez les joindre par téléphone (02.99.27.23.40) ou faire votre demande d’adhésion en ligne sur : http://www.ast35.fr/.

 

Vérifier les aides à l’emploi et les exonérations

Diverses aides existent pour favoriser l’embauche de salariés : contrats aidés, embauche en ZFU ou ZRU, réduction Fillon sur les salaires peu élevés, bases forfaitaires pour associations agréées jeunesse et éducation populaire ou sport… Il est important de bien appréhender les aides dont vous pouvez disposer pour que l’association puisse se projeter financièrement.

Retrouver le panorama des exonérations et aides à l’emploi sur :

https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/beneficier-dune-exoneration/exonerations-ou-aides-liees-a-la.html

https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/beneficier-dune-exoneration/exonerations-ou-aides-a-caracter.html

https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/beneficier-dune-exoneration/exonerations-generales.html

http://travail-emploi.gouv.fr/grands-dossiers/plan-tpe-pme/article/l-aide-a-l-embauche-d-un-premier-salarie

http://travail-emploi.gouv.fr/grands-dossiers/embauchepme/article/demandez-la-prime-embauche-pme

 

  • Au moment de l’embauche

 Effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Cette déclaration obligatoire doit être effectuée avant toute embauche et, au plus tôt, dans les 8 jours précédents la date prévue de l’embauche. Elle permet d’ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux, d’être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié, et de bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels.

En une seule démarche,  plusieurs formalités sont ainsi accomplies :

  • la demande d’immatriculation de l’association à la Sécurité Sociale en cas de 1ère embauche
  • la demande d’immatriculation du salarié à la Sécurité Sociale s’il s’agit de son 1er emploi
  • la demande d’affiliation au régime chômage.

Cette déclaration peut être effectuée en ligne sur : https://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf  en indiquant le numéro SIRET de l’établissement sur lequel l’embauche est faite, ou sur http://www.net-entreprises.fr/

L’Urssaf vous adresse un accusé de réception qu’il faut conserver, et une copie de la DPAE doit être remise au salarié.

Prendre rendez-vous pour la visite médicale d’embauche

En principe, la visite médicale doit avoir lieu avant l’embauche, ou au plus tard avant l’expiration de la période d’essai. Cette visite est obligatoire pour tous les salariés, quels que soit la nature du contrat de travail, la durée du contrat de travail, ou encore le temps de travail du salarié. En cas de salarié multi-employeur, les différents employeurs peuvent convenir ensemble d’organiser la surveillance médicale du salarié. A l’issue de la visite médicale, le médecin du travail délivre une fiche d’aptitude.

Signer un contrat de travail

En cas d’embauche en Contrat à durée déterminée, un contrat de travail doit être remis au salarié dans les 2 jours qui suivent son embauche. Pour une embauche en contrat à durée indéterminée, le contrat peut exister même en l’absence d’écrit, mais dans un souci juridique, il est conseillé de remettre au salarié une lettre d’embauche ou un contrat de travail. La convention collective de l’Animation impose l’existence d’un contrat écrit.

Des mentions doivent obligatoirement figurer dans le contrat de travail : identité du salarié et de l’association, lieu de travail, désignation du poste, date de début et durée du contrat, période d’essai, durée des délais de préavis à observer en cas de cessation de contrat, divers éléments de salaire et périodicité de versement de la rémunération, durée de travail journalière ou hebdomadaire et, le cas échéant, la convention collective applicable….

Affilier le salarié aux caisses de retraite complémentaire, de prévoyance et mutuelle santé.

L’association doit aviser la caisse de retraite de l’embauche de son salarié. Il en est de même pour la caisse de prévoyance et/ou de mutuelle santé lorsque l’association a souscrit un contrat.

L’association doit remettre au salarié la notice d’information remise par la caisse de prévoyance, afin qu’il soit informé des garanties souscrites. Il faut veiller à ce que le salarié désigne un bénéficiaire pour les prestations (formulaire spécifique à compléter).

Ouvrir un registre unique du personnel

L’association a l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Elle peut le faire sur un registre papier acheté auprès d’une librairie, ou bien sous certaines conditions sur un support informatique. Ce registre est complété à chaque embauche ou départ de salarié.

Mettre à disposition la convention collective

Lorsque le contrat de travail du salarié est régi par une convention collective, l’association doit mettre à disposition du salarié la convention applicable (soit sur l’intranet ou en version papier).

Créer et tenir à disposition un document unique pour la prévention des risques

Ce document  rassemble sur un seul support l’identification des risques auxquels sont soumis les salariés et des propositions d’action de prévention pour les diminuer.  Aucune forme du document n’est exigée, néanmoins il doit répondre à des exigences.


  • Après l’embauche

 Le bulletin de paie

Au moment du versement du salaire, l’employeur doit remettre un bulletin de salaire au salarié et en garder une copie (il est nécessaire de conserver les bulletins de paie que l’on donne à ses salariés pendant une durée minimum de cinq ans). Certaines mentions sont obligatoires sur le

bulletin de paie. Retrouvez ces mentions sur http://travail-emploi.gouv.fr/droit-du-travail/remuneration-et-participation-financiere/remuneration/article/le-bulletin-de-paie  .

Le livre de paie

Si l’association utilise un logiciel de paie pour établir ses bulletins de paie, elle édite son livre de paie tous les mois et le conserve. Ce document reproduit les mentions du bulletin de paie. L’employeur a le choix entre tenir son livre de paie ou conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans.

 Le paiement du salaire

Il est versé une fois par mois (sauf catégories professionnelles particulières : saisonnier, intermittent …). Le paiement peut être effectué par chèque, virement ou espèces (si < 1 500€). La date de paiement n’est pas indiquée dans le code du travail, mais il impose cependant la régularité du paiement.

 Les déclarations sociales trimestrielles

Pour les associations de moins de 10 salariés, les déclarations et le paiement aux organismes sociaux (URSSAF, retraite) sont à effectuer trimestriellement (15 avril, 15 juillet, 15 octobre et 15 janvier). Pour les autres associations (> 10 salariés), les déclarations Urssaf sont mensuelles. La déclaration Urssaf permet à l’association de s’acquitter des cotisations de sécurité sociales, mais aussi chômage (Pôle emploi).

Les organismes de prévoyance et mutuelle santé ont aussi une périodicité trimestrielle, les dates sont indiquées sur leur bordereau.

Pour réaliser les déclarations, l’association peut utiliser les bordereaux papier envoyés par les organismes, ou le faire en ligne soit sur le site de chaque caisse de cotisation (des codes de connexion remis par ces caisses sont nécessaires), soit sur le site de net entreprise http://www.net-entreprises.fr/ après avoir créé son compte.

Les déclarations sociales et fiscales annuelles

Chaque année, l’association employeuse doit établir avant le 31 janvier la déclaration annuelle des données sociales (DADS) qui récapitule les effectifs employés et les rémunérations brutes versées aux salariés, sur lesquelles sont calculées les cotisations sociales.

Elle doit aussi établir le bordereau annuel pour l’Urssaf (bordereau récapitulatif), la caisse de prévoyance et  la déclaration d’effectif à la médecine du travail.

La cotisation à la formation professionnelle continue est à acquitter  annuellement, en février de l’année suivante. Des acomptes peuvent être demandés par l’organisme en fonction de la masse salariale.

Lorsque l’association n’est pas soumise à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) sur la totalité de son

chiffre d’affaires, elle est redevable de la taxe sur les salaires qui est à verser au service des impôts dont elle relève. Certains contrats aidés sont exonérés de cette taxe. Un abattement (20 283 € pour l’année 2016) permet à certaines associations d’être exonérées de cette taxe ou partiellement. Cette taxe s’acquitte annuellement le cas échéant, mais en fonction du montant payé l’année précédente la périodicité peut être modifiée. Lorsque l’association calcule qu’elle est exonérée de la taxe, elle n’a pas à produire la déclaration annuelle auprès du service des impôts.

Les affichages obligatoires

  • Horaires de travail et durée des repos
  • Période et ordre des départs en congés
  • Adresse et numéro d’appel de l’inspection du travail, du service de médecine de travail, des
  • services de secours d’urgence, consignes d’incendie
  • Nom de la convention collective applicable et lieu où ce document peut être consulté au sein de l’association
  • Textes du Code du travail relatifs à l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes (Art. L. 1142-1 à Art. L. 1143-3
  • Règlement intérieur s’il existe (obligatoire pour les associations de plus de vingt salariés)
  • Liste des membres du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (obligatoire à partir de cinquante salariés)

 L’organisation interne

  • Créer un dossier par salarié regroupant notamment le contrat de travail, la déclaration d’embauche et l’accusé de réception de la DPAE, les documents transmis par la médecine du travail, les copies des bulletins de salaires, les demandes de congés …
  • Ouvrir un classeur pour les documents administratifs concernant l’Urssaf , le Pôle emploi, l’organisme de retraite complémentaire , l’OPCA, la CRAM qui fixe le taux d’accident du travail, l’assurance, l’ASP qui effectue le versement des aides à l’emploi, l’Insee qui délivre le numéro Siret et le code NAF, les statuts, la convention collective, le cas échéant les documents relatifs aux contrôles en matière d’hygiène et sécurité … Bien classer les codes de connexions aux différents sites internet.
  • Tenir un calendrier des cotisations sociales et fiscales à payer, et en tenir compte pour la gestion de la trésorerie.

 

  • Simplification des procédures

Le Chèque Emploi Associatif

Cette offre de service gratuite est proposée aux associations qui n’emploient pas plus de 9 salariés équivalents temps plein durant l’année civile. L’utilisation du chèque emploi associatif n’est possible qu’avec l’accord du salarié … Pour plus d’informations, voir la fiche le chèque emploi associatif ou le site www.cea.urssaf.fr

Le dispositif Impact Emploi

Mis en place par l’Urssaf, ce dispositif repose sur le recours à un « tiers de confiance » conseillant l’association employeur et réalisant à sa place les déclarations et les bulletins de salaire à un tarif moins élevé que ceux du marché habituel. Il s’adresse aux associations employant jusqu’à 9 salariés. Ce tiers de confiance est un organisme, généralement une association loi 1901, qui assure un rôle d’intermédiaire entre l’administration et l’usager. En contrepartie, l’URSSAF lui fournit le logiciel Impact Emploi et lui garantit une aide permanente.

Notre service accompagnement des employeurs associatifs à la Maison des associations de Rennes peut assurer l’édition de bulletin de paie et les déclarations sociales, dans le cadre de ce dispositif. Retrouvez les conditions d’adhésions ici, et pour plus d’informations :

Le GUSO

Le service « guichet unique du spectacle occasionnel » (GUSO) est obligatoire pour les associations qui emploient sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle ou des techniciens qui concourent au spectacle vivant (sauf si l’activité principale de l’association a pour objet l’exploitation de lieux de spectacles, de parcs de loisirs ou d’attraction, et la production ou la diffusion de spectacles).

Pour plus d’informations, voir la fiche le Guso ou le site www.guso.com.fr .

 

 

Source : http://travail-emploi.gouv.fr , www.urssaf.fr                              Mise à jour : avril 2016